đź‘Ą Nutzerverwaltung
Zentrale Verwaltung von Benutzern, Rollen und Zugriffsrechten
VerfĂĽgbar fĂĽr Nutzeradministratoren
Die Nutzerverwaltung ermöglicht es Ihnen, Benutzer hinzuzufügen, zu verwalten und Rollen zuzuweisen. Sie ist exklusiv für Nutzer mit der globalen Rolle "Nutzeradministrator" verfügbar.
Mit der Nutzerverwaltung können Sie folgende Aktionen durchführen:
• Neue Nutzer hinzufügen und konfigurieren
• Globale und begrenzte Rollen zuweisen
• Nutzer temporär deaktivieren
• Nutzer dauerhaft löschen
Nutzer hinzufĂĽgen
Klicken Sie in der Nutzerverwaltung auf "Nutzer hinzufügen", um den Dialog für die Neuanlage zu öffnen.
Folgende Felder sind beim Anlegen eines neuen Benutzers verpflichtend:
• Vorname: Der Vorname des Benutzers
• Nachname: Der Nachname des Benutzers
• E-Mail-Adresse: Jede E-Mail-Adresse kann nur einmal im System verwendet werden
E-Mail-Kommunikation aktiviert
Wenn aktiviert, erhält der neue Benutzer automatisch eine Willkommens-E-Mail mit allen wichtigen Informationen zum Login.
Kennwortänderung beim ersten Anmelden anfordern
Der Benutzer muss sein Kennwort beim ersten Login ändern. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die E-Mail-Kommunikation aktiviert ist.
⚠️ Wichtig für Monitoring und Coachings
Damit ein Benutzer für Monitoring oder Coachings verfügbar ist, muss er mindestens einem Projekt und einer Gruppe zugeordnet werden. Diese Zuordnungen definieren die organisatorische Zugehörigkeit des Benutzers.
Login-Möglichkeiten
• Mit SSO: Ist Single Sign-On (SSO) aktiviert, kann sich der Benutzer direkt nach der Anlage damit einloggen
• Ohne SSO: Der Benutzer meldet sich mit seinem eigenen Passwort an oder fordert über "Passwort vergessen" ein neues Passwort an
Rollenzuweisung
Ăśber die Rollenverwaltung definieren Sie, welche Berechtigungen und Sichtbarkeiten ein Benutzer im System hat.
Zugriff auf die Rollenverwaltung
Klicken Sie in der Nutzerübersicht in der Spalte "Aktionen" auf das Symbol für "Rollen", um die Rollenverwaltung für den jeweiligen Benutzer zu öffnen.
Rollentypen
• Globale Rollen: Gelten systemweit ohne Einschränkungen
• Begrenzte Rollen: Haben einen definierten Geltungsbereich (z.B. bestimmte Projekte oder Gruppen)
Sie können einem Benutzer mehrere Rollen gleichzeitig zuweisen. Bei begrenzten Rollen (z.B. Coach) legen Sie fest, welche Benutzer dieser sehen und verwalten darf.
đź”’ Superadministrator-Regel
Es muss immer mindestens ein Superadministrator im System vorhanden sein.
Superadministratoren können ausschließlich von anderen Superadministratoren bearbeitet werden.
Nutzer deaktivieren
Mit der Deaktivierung können Sie einen Benutzer temporär vom System ausschließen, ohne seine Daten zu löschen.
Was passiert bei der Deaktivierung?
• Der Benutzer kann sich nicht mehr im System anmelden
• Er steht nicht mehr für Monitorings oder Coachings zur Verfügung
• Alle Nutzerdaten bleiben vollständig erhalten
• Die Deaktivierung kann jederzeit rückgängig gemacht werden
đź’ˇ Tipp
Verwenden Sie die Deaktivierung für Mitarbeiter in Elternzeit, längerer Krankheit oder bei vorübergehenden Projektpausen.
Nutzer löschen
Die Löschung eines Benutzers ist eine dauerhafte Aktion, die alle zugehörigen Daten unwiderruflich entfernt.
⚠️ Achtung: Unwiderrufliche Aktion
• Alle Benutzerdaten werden dauerhaft gelöscht
• Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden
• Prüfen Sie sorgfältig, ob eine Deaktivierung nicht ausreichend ist
Empfehlung
Nutzen Sie die Löschfunktion nur, wenn:
• Der Benutzer versehentlich angelegt wurde
• Datenschutzrechtliche Gründe eine Löschung erfordern
• Sie sicher sind, dass keine historischen Daten mehr benötigt werden
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