📋 Gruppenverwaltung
Organisieren Sie Ihre Mitarbeiter effizient für Monitorings und Coachings
Mit der Gruppenverwaltung können Sie Benutzer logisch organisieren und für Monitorings sowie Coachings strukturieren. Gruppen ermöglichen eine flexible Zuordnung von Mitarbeitern zu Teams, Abteilungen oder anderen organisatorischen Einheiten.
Wichtige Voraussetzung:
• Ein Benutzer muss mindestens einer Gruppe und einem Projekt zugewiesen sein, um für Monitorings und Coachings sichtbar zu sein
🔐 Erforderliche Berechtigungen
• Strukturadministrator: Kann Gruppen anlegen und verwalten
• Nutzeradministrator: Kann Benutzer zu Gruppen hinzufügen und entfernen
• Coach/Auditor: Muss das Projekt und die Gruppe im Berechtigungskreis (Scope) haben, um Mitarbeiter sehen zu können
→ Beide Rollen (Struktur- und Nutzeradministrator) können kombiniert werden
1️⃣ Zugriff auf die Gruppenverwaltung
Die Gruppenverwaltung erreichen Sie über die Administrationsübersicht:
1Öffnen Sie die Administrationsübersicht
2Klicken Sie auf die Kachel "Gruppen"
3Sie gelangen direkt zur Gruppenübersicht
2️⃣ Neue Gruppe anlegen
Um eine neue Gruppe zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1Klicken Sie auf den Button "+ Gruppe hinzufügen"
2Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Gruppe ein (Pflichtfeld)
3Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu (z.B. Zweck der Gruppe)
4Optional: Tragen Sie eine externe Referenz ein (z.B. für Systemintegrationen)
💡 Tipp: Wählen Sie einen eindeutigen und selbsterklärenden Gruppennamen, der die Zuordnung für alle Nutzer erleichtert (z.B. "Vertrieb Nord", "Customer Support Team A").
3️⃣ Gruppe bearbeiten
Sie können die Stammdaten einer Gruppe jederzeit anpassen:
1Navigieren Sie zur Gruppenübersicht
2Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf "Bearbeiten"
3Ändern Sie Titel, Beschreibung oder externe Referenz nach Bedarf
Die Änderungen werden sofort übernommen und sind für alle berechtigten Nutzer sichtbar.
4️⃣ Mitglieder hinzufügen und entfernen
Die Mitgliederverwaltung ermöglicht es Ihnen, Benutzer flexibel zu Gruppen zuzuordnen:
Mitglieder hinzufügen:
1Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf "Mitglieder"
2Wählen Sie die gewünschten Benutzer aus der Liste aus
3Bestätigen Sie die Zuordnung
Mitglieder entfernen:
1Öffnen Sie die Mitgliederverwaltung der Gruppe
2Wählen Sie die zu entfernenden Benutzer aus
3Bestätigen Sie die Entfernung
⚠️ Wichtig zu wissen:
• Entfernte Benutzer sind für diese Gruppe nicht mehr für Monitoring und Coaching auswählbar
• Alle Nutzerdaten und historischen Daten bleiben vollständig erhalten
• Der Benutzer kann jederzeit wieder zur Gruppe hinzugefügt werden
5️⃣ Gruppe deaktivieren
Wenn Sie eine Gruppe vorübergehend nicht mehr nutzen möchten, können Sie sie deaktivieren:
1Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf "Deaktivieren"
2Bestätigen Sie die Deaktivierung
📌 Auswirkungen der Deaktivierung:
• Die Gruppe steht nicht mehr zur Auswahl bei neuen Vorgängen, Monitorings oder Coachings
• Die Gruppe wird nicht mehr in Reports angezeigt
• Alle vorhandenen Daten und Zuordnungen bleiben erhalten
• Die Gruppe kann jederzeit wieder aktiviert werden
6️⃣ Gruppe löschen
Das Löschen einer Gruppe ist eine endgültige Aktion und sollte mit Bedacht durchgeführt werden:
1Klicken Sie in der Spalte "Aktionen" auf "Löschen"
2Lesen Sie die Warnmeldung aufmerksam durch
3Bestätigen Sie den Löschvorgang
🚨 Achtung – Endgültige Aktion:
• Alle Zugehörigkeiten zur Gruppe werden unwiderruflich entfernt
• Die Benutzer selbst bleiben im System bestehen
• Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden
• Erwägen Sie zunächst die Deaktivierung als Alternative
Weiterführende Informationen
Erfahren Sie, wie Sie Benutzer anlegen und verwalten
Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Projekten
Verstehen Sie das Rollen- und Berechtigungssystem