📥 Benutzer per Massen-Upload importieren

Laden Sie mehrere Benutzer gleichzeitig ins System – schnell, strukturiert und fehlerfrei

Mit der Massen-Upload-Funktion können Sie mehrere Benutzer gleichzeitig ins System importieren – ideal für die Einrichtung neuer Teams oder die Onboarding-Phase größerer Gruppen. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Importprozess.

✓ Voraussetzungen

• Sie benötigen die Rolle Nutzeradministrator

• Für die Anlage neuer Teams und Projekte zusätzlich die Rolle Strukturadministrator

• Bei erfüllten Voraussetzungen erscheint die Kachel "Benutzer importieren" im Administrationsmenü

1 Import-Funktion öffnen

Navigieren Sie im Administrationsmenü zur Kachel "Benutzer importieren". Hier gelangen Sie zur Upload-Oberfläche für den Massen-Import.

Screenshot: Administrationsmenü mit Benutzer-Import-Kachel — *Die Import-Kachel im Administrationsmenü*

2 Import-Vorlage verwenden

💡 Empfehlung: Nutzen Sie unsere offizielle Vorlage, die Sie direkt auf der Startseite herunterladen können. Diese verhindert Formatierungsfehler und erleichtert den Import erheblich.

Folgende Spalten stehen Ihnen zur Verfügung:

• Firstname – Vorname des Benutzers

• Lastname – Nachname des Benutzers

• Email – E-Mail-Adresse (muss gültig sein)

• ExternalReference – Externe Referenz wie Mitarbeiternummer (optional)

• Team – Zuweisung zu bestehenden oder neuen Teams/Gruppen

• Project – Zuweisung zu bestehenden oder neuen Projekten

3 Datei hochladen und Daten prüfen

Laden Sie Ihre ausgefüllte Excel- oder CSV-Datei hoch und klicken Sie auf "Daten prüfen & Fortfahren". Das System führt automatisch eine Validierung durch, bevor die Benutzer final angelegt werden.

Screenshot: Upload-Oberfläche mit Datenprüfung — *Automatische Datenvalidierung nach dem Upload*

🔍 Was wird geprüft?

• Neue Projekte und Teams werden sichtbar gekennzeichnet

• Ungültige E-Mail-Formate werden markiert

• Fehlende Pflichtfelder werden angezeigt

• Duplikate werden identifiziert

Hinweis: Der finale Import ist nur mit vollständig korrekten Daten möglich. Korrigieren Sie fehlerhafte Einträge in Ihrer Datei und laden Sie sie erneut hoch.

4 Import durchführen

Wenn die Prüfung keine Fehler gefunden hat, können Sie den Import über den Button "Import" starten. Die Benutzer werden nun im Hintergrund angelegt.

⏱️ Verarbeitungszeit

• Bei wenigen Benutzern erfolgt der Import nahezu sofort

• Bei größeren Mengen (1.000+ Benutzer) kann der Vorgang einige Minuten dauern

• Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist

📧 Was passiert nach dem Import?

1. Initialmail an neue Benutzer
Alle neu angelegten Benutzer erhalten automatisch eine Willkommens-E-Mail mit Informationen zur Benutzeranlage.

2. Passwort-Vergabe beim ersten Login
Beim ersten Anmelden werden die Benutzer aufgefordert, ein eigenes sicheres Passwort zu vergeben.

3. Zugriff auf zugewiesene Bereiche
Die Benutzer haben sofort Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Teams und Projekte.

💡 Tipps für einen reibungslosen Import

• Verwenden Sie immer die aktuelle Vorlage

• Prüfen Sie E-Mail-Adressen auf Tippfehler, bevor Sie hochladen

• Legen Sie Team- und Projektnamen einheitlich fest

• Bei sehr großen Importen (2.000+ Benutzer) empfiehlt sich eine Aufteilung in mehrere Batches

• Testen Sie zunächst mit einer kleinen Test-Datei (5-10 Benutzer)

📚 Weiterführende Hilfe

→ Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten

→ Teams und Projekte erstellen und verwalten

→ Einzelne Benutzer manuell anlegen

Haben Sie weitere Fragen?
Unser Support-Team hilft Ihnen gerne weiter!