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Standortverwaltung

Aktualisiert

đź“Ť Standorte verwalten und filtern

So richten Sie Standorte ein, weisen sie Mitarbeitenden zu und nutzen sie zur Filterung in der gesamten Anwendung

Ăśberblick

Neben Projekt und Team steht Ihnen jetzt ein dritter Baustein zur VerfĂĽgung, um Mitarbeitende zu organisieren: der Standort. Damit lassen sich physische oder organisatorische Standorte abbilden und zur gezielten Filterung von Mitarbeitenden, Monitorings und Coachings nutzen.

Jeder Mitarbeitende gehört zu genau einem Standort. Benutzeradministratoren verwalten die verfügbare Liste an Standorten zentral in der Verwaltung.

1. Standorte in der Verwaltung anlegen

Unter Verwaltung → Standorte legen Benutzeradministratoren alle Standorte an, die im System zur Auswahl stehen sollen.

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Ein Standort besteht aus folgenden Angaben:

• Titel – der Name des Standorts, z. B. „New York"

• Externe Referenz (optional) – ein frei wählbarer Code zur Verknüpfung mit externen Systemen, z. B. „SHA256"

Folgende Aktionen stehen zur VerfĂĽgung:

1

Standort hinzufügen – über den Button oben rechts einen neuen Standort anlegen.

2

Bearbeiten – Titel oder externe Referenz über das Drei-Punkte-Menü anpassen.

3

Deaktivieren oder löschen – nicht mehr benötigte Standorte entfernen.

4

Als Standard festlegen – einen Standort als Default markieren (erkennbar am Badge „Standard").

đź’ˇ Gut zu wissen

• Jeder Mandant startet mit einem Standort namens „Default", der umbenannt werden kann.

• Es gibt immer genau einen Standard-Standort.

• Es muss immer mindestens ein aktiver Standort vorhanden sein.

2. Standort fĂĽr Mitarbeitende festlegen

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Nutzers finden Sie in den Mitarbeiterstammdaten das neue Feld Standort. Es ist als Single-Select-Dropdown mit Autosuggest umgesetzt: Sie tippen und erhalten passende Vorschläge aus den hinterlegten Standorten.

• Der Standard-Standort ist beim Anlegen bereits vorausgewählt.

• Bestehende Nutzer wurden automatisch dem Standard-Standort zugewiesen.

• Nutzer, die automatisch angelegt werden (z. B. beim ersten Single-Sign-On), erhalten ebenfalls den Standard-Standort.

• Der Standort wird in der Nutzerliste sowie im persönlichen Profil angezeigt.

Ă„nderungen am Standort eines Nutzers werden im Audit-Log protokolliert.

3. Standort beim Nutzerimport

Die Import-Datei für Nutzer unterstützt eine optionale Spalte „Standort". Der Abgleich erfolgt über den Standort-Namen.

⚠️ Wichtig

Der Import erstellt keine neuen Standorte. Ist ein Standort unbekannt oder inaktiv, wird dies in der Vorschau als Fehler ausgewiesen. Legen Sie benötigte Standorte vorher in der Verwaltung an.

4. Nach Standort filtern

Der neue Standort-Filter steht in folgenden Bereichen zur VerfĂĽgung:

• Nutzerliste in der Verwaltung (hier wurden zusätzlich auch Team- und Projekt-Filter ergänzt)

• Monitoring-Übersicht sowie die Monitoring-Historie eines Mitarbeitenden

• Coaching-Übersicht sowie die Coaching-Historie eines Mitarbeitenden

• Alle fünf Coach-Reports

Der Standort-Filter lässt sich mit allen anderen Filtern kombinieren. Öffnen Sie aus einer Übersicht heraus die Historie eines Mitarbeitenden, wird Ihre aktuelle Filterauswahl automatisch übernommen.

5. Wichtig: Standort-Historie bei Monitorings & Coachings

Das zentrale Verhalten dieser Funktion

Jedes Monitoring und jedes Coaching speichert den Standort, den der Mitarbeitende zum Zeitpunkt der Erstellung hatte.

• Wechselt ein Mitarbeitender später den Standort, bleiben vergangene Monitorings und Coachings beim alten Standort.

• Nur neue Einträge zählen für den neuen Standort – Reports verändern sich nachträglich nicht.

• Dieses Verhalten entspricht dem bereits bekannten Prinzip bei Team und Projekt.

Bestehende Monitorings und Coachings wurden beim Rollout mit dem damaligen Standort des jeweiligen Mitarbeitenden versehen.

Ausnahme: „Handlungsbedarf" auf den Coaching-Seiten bezieht sich auf den Mitarbeitenden als Person und filtert daher nach dessen aktuellem Standort.

6. Standort in Listen und Excel-Export

Überall, wo bisher das Team in einer Liste angezeigt wurde, erscheint jetzt zusätzlich der Standort:

• Monitoring-Liste und Coaching-Liste

• Beide Reports

• Coaching-Details

Im Excel-Export (Monitorings und Coachings) wurde eine neue Spalte „Standort" direkt nach „Team" ergänzt.

7. Häufige Fragen

Kann ein Mitarbeitender mehreren Standorten zugeordnet werden?

Nein, jeder Mitarbeitende gehört zu genau einem Standort.

Können externe Systeme ebenfalls auf Standorte zugreifen?

Ja. Externe Systeme können die Nutzerliste nach Standort filtern. Beim Erstellen von Monitorings oder Coachings über die Schnittstelle kann zudem ein vergangener Standort angegeben werden, etwa um historische Daten nachzutragen.

Was passiert, wenn ich einen Standort lösche, der noch Mitarbeitenden zugewiesen ist?

Deaktivieren Sie den Standort stattdessen. Bereits zugewiesene Mitarbeitende und historische Einträge bleiben davon unberührt; der Standort steht lediglich nicht mehr für neue Zuweisungen zur Verfügung.